Mailbox Automatisering

Wat is mailbox Automatisering?

Mailbox automatisering stelt je in staat om automatisch conceptantwoorden te genereren op inkomende e-mails, gebruikmakend van dezelfde kennis die je chatbots kunnen gebruiken. Dit zorgt voor snellere responstijden en consistente antwoorden.

Configuratie

Algemene Instellingen

• Activering

  • Standaard is mailbox automatisering geactiveerd
  • Kan tijdelijk worden uitgeschakeld zonder configuratie te verliezen

• Automatisch Overgeslagen E-mails Om onnodige kosten te voorkomen, worden de volgende types e-mails automatisch overgeslagen:

  • Spam of phishing mails
  • Marketing nieuwsbrieven
  • Automatische systeemnotificaties
  • Orderbevestigingen of verzendupdates
  • Kalenderuitnodigingen of vergadernotificaties
  • Out-of-office e-mails
  • Bevestigingen of updates van abonnementen
  • Social media notificaties
  • Automatische rapporten of analytics
  • Wachtwoord reset of account verificatie e-mails

• E-mail Antwoordmodus Kies tussen twee antwoordmethoden:

  • Antwoord op Originele E-mail: Maakt concepten als directe antwoorden met 'Re:' in het onderwerp
  • Contactformulier Antwoord: Maakt nieuwe concepten met aangepaste onderwerpen

• Handtekening

  • Stel een professionele handtekening in
  • Wordt automatisch toegevoegd aan alle conceptantwoorden

Kennisbanken

• Selecteer welke kennisbanken gebruikt moeten worden voor het genereren van antwoorden
• Meerdere kennisbanken kunnen tegelijk worden gebruikt
• Schakel kennisbanken aan/uit naar behoefte

Chatbot Data

• Gebruik bestaande chatbot-kennis voor e-mailantwoorden
• Selecteer welke chatbots als kennisbron dienen
• Combineer met kennisbank-data voor optimale resultaten

Prompt Configuratie

De prompt bepaalt hoe de AI e-mails beantwoordt. Standaard is deze ingesteld om:

• De naam van de afzender te gebruiken
• Professioneel en beleefd te blijven
• Duidelijk aan te geven welke informatie ontbreekt
• Antwoorden in de taal van de inkomende e-mail te geven

Best Practices

• Voorbereiding

  • Begin met een complete kennisbank
  • Test met verschillende type e-mails
  • Controleer gegenereerde concepten voordat ze live gaan

• Monitoring

  • Controleer regelmatig de kwaliteit van antwoorden
  • Pas kennisbanken aan op basis van veelvoorkomende vragen
  • Evalueer welke e-mails worden overgeslagen

• Optimalisatie

  • Verfijn je prompt op basis van ervaring
  • Voeg veelgebruikte antwoorden toe aan je kennisbanken

• Integratie Tips

  • Gebruik consistente formatting
  • Zorg voor duidelijke afzenderinformatie
  • Implementeer proper error handling

Tips voor Succes

• Controleer gegenereerde concepten in het begin extra goed
• Bouw geleidelijk uit naar meer complexe use-cases
• Houd je kennisbanken up-to-date
• Monitor de effectiviteit van je automatisering