Bestanden

Wat is de bestandenfunctie?

De bestandenfunctie stelt je in staat om documenten te uploaden naar je kennisbank. Het systeem extraheert automatisch alle relevante informatie uit deze bestanden en voegt deze toe aan je kennisbank.

Ondersteunde bestandsformaten

• PDF (.pdf)
• Word documenten (.docx)
• Tekst bestanden (.txt)

Hoe werkt het?

Bestand uploaden

• Ga naar het "Bestanden" tabblad in je kennisbank
• Klik op "Choose File" of sleep een bestand naar het upload-veld
• Selecteer het gewenste bestand
• Klik op "Uploaden"
• Het systeem verwerkt het bestand en voegt de inhoud toe aan je kennisbank

Bestanden beheren

• Filter je collectie met de zoekbalk
• Bekijk het aantal woorden per document
• Verwijder bestanden die niet meer nodig zijn
• Monitor de verwerkingsstatus

Best practices

1. Voorbereiding van bestanden

• Zorg dat er tekst in de bestanden staat die gekopieerd kan worden. We kunnen op dit moment nog geen afbeeldingen of andere media extraheren.
• Gebruik goed gestructureerde documenten
• Controleer de leesbaarheid
• Verwijder onnodige headers/footers

2. Organisatie

• Gebruik duidelijke bestandsnamen
• Houd een logische documentstructuur aan
• Categoriseer je bestanden
• Update regelmatig verouderde documenten

3. Optimalisatie

• Begin met kleine bestanden om te testen
• Voeg geleidelijk meer content toe
• Monitor de kwaliteit van antwoorden
• Verfijn je documentset

Tips voor effectief gebruik

Voor het uploaden

• Controleer het bestandsformaat
• Verifieer dat het bestand leesbaar is
• Optimaliseer grote PDF's
• Verwijder vertrouwelijke informatie indien nodig

Tijdens het uploaden

• Wacht tot de verwerking compleet is
• Controleer het aantal geëxtraheerde woorden
• Verifieer dat de status "Klaar" wordt
• Let op eventuele foutmeldingen

Na het uploaden

• Test de kennis met enkele vragen
• Controleer of de informatie correct wordt gebruikt
• Monitor de integratie met bestaande kennis
• Pas aan indien nodig

Voordelen van bestandsupload

Efficiëntie

• Snel grote hoeveelheden informatie toevoegen
• Automatische tekstextractie
• Behoud van documentstructuur

Flexibiliteit

• Verschillende bestandsformaten
• Eenvoudig te updaten
• Geschikt voor alle soorten documenten

Schaalbaarheid

• Verwerk grote documenten
• Voeg meerdere bestanden toe
• Combineer met andere kennisbronnen

Problemen oplossen

Veel voorkomende problemen

• Bestand wordt niet geaccepteerd

  • Controleer het bestandsformaat
  • Verifieer de bestandsgrootte
  • Probeer het bestand op te slaan in een ander formaat

• Extractie duurt lang

  • Grote bestanden hebben meer verwerkingstijd nodig
  • Controleer je internetverbinding
  • Wacht tot de verwerking voltooid is

• Slechte antwoordkwaliteit

  • Controleer de documentkwaliteit
  • Verifieer de tekstherkenning
  • Overweeg het document te herstructureren